Allgemeine Hinweise I Archiv I Archivnutzung (Hinweise unter Bezug auf geltendes Recht + Rechtsprechung) Soweit Dokumente unter die gesetzliche Archivpflege fallen gelten auschließlich diese Gesetze.
Begriffsbestimmungen
(1)Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen Personen oder bei juristischen Personen des Privatrechts erwachsen sind. Unterlagen sind vor allem Akten, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. 3Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das von den Archiven ergänzend gesammelt wird.
(2) Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von (bleibendem) Wert sind.
(3) Archivierung umfaßt die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten.
Ehrenamtliche Archivpflege
(1) Sie haben über die ihnen bekanntgewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren; das gilt nicht für Mitteilungen im amtlichen Verkehr und über Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen. Sie dürfen die Kenntnis der nach Satz 1 geheimzuhaltenden Angelegenheiten nicht unbefugt verwerten.
(2) Das im Archiv verwahrte Archivgut kann benützt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benützung glaubhaft gemacht wird und nicht Schutzfristen entgegenstehen. 2Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benützung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt. 3Die Zulassung zur Benützung ist zu versagen oder von Auflagen abhängig zu machen, wenn und soweit
Soweit durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut, mit Ausnahme bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmter Unterlagen, für die Dauer von 30 Jahren seit seiner Entstehung von der Benützung ausgeschlossen. 2Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf erst zehn Jahre nach dem Tod des Betroffenen benützt werden. 3Ist der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen. Mit Zustimmung der abgebenden Stelle können die Schutzfristen im einzelnen Benützungsfall oder für bestimmte Archivgutgruppen verkürzt werden, wenn durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist und kein Grund zu der Annahme besteht, daß schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen. Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn der Betroffene eingewilligt hat oder wenn die Benützung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerläßlich ist und sichergestellt ist, daß schutzwürdige Belange des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden. 3Die Schutzfristen können mit Zustimmung der abgebenden Stelle um höchstens 30 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt. Die Benützung von Archivgut durch Stellen, bei denen es erwachsen ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen der Absätze 3 und 4 zulässig. Diese Schutzfristen gelten jedoch, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen.
Schutzrechte
(1) Vorschriften des Datenschutzrechts über den Auskunftsanspruch des Betroffenen bleiben unberührt. 2An Stelle der Auskunft kann das Archiv Einsicht in die Unterlagen gewähren.
(2) Rechtsansprüche Betroffener auf Berichtigung sind in der Weise zu erfüllen, daß zu berichtigende Unterlagen um eine Richtigstellung ergänzt werden. 2Ist dies nicht möglich, sind die Unterlagen besonders zu kennzeichnen.
(3) Der Betroffene kann verlangen, daß Unterlagen, die sich auf seine Person beziehen, eine Gegendarstellung beigefügt wird, wenn er glaubhaft macht, durch eine falsche Tatsachenbehauptung beeinträchtigt zu sein. 2Dies gilt nicht für Feststellungen, die in einer rechtskräftigen gerichtlichen oder in einer bestandskräftigen behördlichen Entscheidung enthalten sind. Nach dem Tod des Betroffenen kann die Beifügung einer Gegendarstellung von den Erben sowie von dem Ehegatten, den Kindern oder den Eltern verlangt werden, wenn sie ein berechtigtes Interesse daran geltend machen können.
Zitate (Auszüge) zur Information aus: Copyright © 1999 – 2012 Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns